Определите, что контролировать
Начните с программы производственного контроля и процедур ХАССП. Для каждого этапа определите объект, контролируемый показатель, допустимое значение или критерий, способ проверки, периодичность и действие при отклонении.
У разных журналов разные события заполнения. Входной контроль проводят по поставке, гигиенический осмотр: до допуска применимых работников к работе, температурные показатели и фритюрные жиры контролируют ежедневно, а аварии и рекламации регистрируют по факту события.
Назначьте ответственных
Организация определяет, кто выполняет контроль и кто проверяет результат. Универсальной должности для всех журналов нет. Приёмку может оформлять кладовщик или товаровед, температурные показатели: назначенный сотрудник, а осмотр работников: медицинский работник или назначенное ответственное лицо.
Ответственный должен понимать процедуру, критерии и действия при отклонении. Назначение сотрудника не освобождает руководство от организации производственного контроля.
Вносите фактические сведения
Заполняйте дату и время, объект контроля, измеренное значение или результат осмотра, решение и ответственного. Если форма использует справочники оборудования, помещений, продукции или сотрудников, выбирайте фактический объект записи.
Не копируйте предыдущий результат без новой проверки. Функция копирования может ускорять заполнение повторяющихся реквизитов, но фактические показатели и решения должны соответствовать выполненному контролю.
Фиксируйте отклонения и действия
Если показатель выходит за пределы или обнаружено несоответствие, одной отметки недостаточно. Нужно выполнить утверждённую процедуру: например, восстановить режим, изолировать продукцию, повторить обработку или передать проблему ответственному. Конкретное действие зависит от риска, продукции и процесса.
В журнале фиксируют принятое решение и дальнейший результат. Отклонение закрывают после проверки выполненного действия.
Исправления и история
Ошибку исправляют с сохранением достоверной записи и возможности установить изменение. В SanJournal доступны редактирование, удаление и история.
Контроль заполнения
Ответственный руководитель контролирует пропуски, просроченные действия и незакрытые отклонения. В SanJournal для этого предусмотрены уведомления и история.