Архивирование и удаление

Записи справочников можно архивировать или удалять — это разные вещи.

Архив

Кнопка «Активна / Архив» переводит запись в архив (или обратно). Архивная запись перестаёт предлагаться в новых журналах, но сохраняется — вместе со всей историей, где она уже использовалась. Подходит, когда сотрудник уволился или оборудование выведено, а старые записи трогать нельзя.

Удаление

Удаление убирает запись насовсем. Используйте его только для ошибочно созданных записей. Если запись уже фигурирует в журналах — лучше архивировать.